Bandung, 9 Oktober 2026 – Biro Sumber Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia menyelenggarakan kegiatan Pendampingan Pemutakhiran Data DMS (Document Management System) MyASN pada Jumat (9/10/2026), bertempat di Auditorium Lantai 5 SPs UPI. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai upaya meningkatkan kelengkapan dan keakuratan arsip digital Aparatur Sipil Negara (ASN), sekaligus mendukung tertib administrasi kepegawaian di lingkungan SPs UPI.
Kegiatan pendampingan menghadirkan Ahmad Syukron Surur, S.Pd., M.T., selaku Kepala Seksi Data dan Informasi, sebagai narasumber. Dalam kegiatan ini, peserta memperoleh penjelasan dan pendampingan teknis mengenai proses pemutakhiran data serta pengunggahan dokumen kepegawaian melalui fitur DMS pada aplikasi MyASN. Pendampingan ini bertujuan membantu pegawai memahami tahapan pembaruan arsip digital, memeriksa kelengkapan dokumen, serta memastikan dokumen yang diunggah sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari pemberitahuan Rektor UPI melalui surat Nomor B-10628/UN40/KP.14.00/2026 tanggal 15 September 2026 tentang aplikasi Document Management System (DMS). Dalam pemberitahuan tersebut, seluruh ASN di lingkungan UPI, baik Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), diinstruksikan untuk melakukan alih media terhadap arsip nondigital dan mengunggahnya melalui layanan ASN Digital. Pemutakhiran tersebut mencakup berbagai dokumen kepegawaian, antara lain daftar riwayat hidup, dokumen pengangkatan, riwayat pendidikan, kenaikan pangkat, pengangkatan dalam jabatan, riwayat pelatihan, serta dokumen lainnya sesuai kategori yang tersedia pada sistem. Pemutakhiran DMS ditargetkan selesai paling lambat pada 31 Oktober 2026.
Melalui kegiatan pendampingan ini, peserta diarahkan untuk melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan dan kejelasan dokumen, memastikan kesesuaian informasi dengan dokumen pendukung, serta mengunggah arsip digital sesuai kategori yang tersedia pada DMS MyASN. Setiap dokumen perlu dipastikan terbaca dengan baik dan diunggah dalam bentuk berwarna sesuai ketentuan. Setelah proses pengunggahan selesai, dokumen selanjutnya menunggu proses verifikasi oleh administrator. Dengan demikian, pemutakhiran data tidak hanya berfokus pada pemenuhan kelengkapan administrasi, tetapi juga pada kualitas dan keandalan arsip digital kepegawaian.
Kegiatan ini menjadi bagian dari komitmen SPs UPI dalam memperkuat transformasi digital di bidang administrasi kepegawaian. Pengelolaan arsip melalui DMS MyASN diharapkan dapat meningkatkan keteraturan penyimpanan dokumen, mempermudah akses terhadap arsip sesuai kewenangan, serta mendukung perlindungan dokumen kepegawaian secara lebih sistematis. Partisipasi aktif seluruh pegawai dalam melakukan pemutakhiran data menjadi faktor penting untuk memastikan informasi kepegawaian senantiasa lengkap, akurat, dan mutakhir.
Dalam kaitannya dengan Sustainable Development Goals, SDGs 16: Peace, Justice and Strong Institutions, kegiatan ini mendukung penguatan tata kelola kelembagaan yang efektif, akuntabel, dan transparan melalui pengelolaan data kepegawaian yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan. Pemanfaatan DMS MyASN merupakan salah satu bentuk adaptasi terhadap perkembangan teknologi digital untuk meningkatkan keandalan informasi, memperkuat administrasi kelembagaan, serta mendorong penyelenggaraan pelayanan publik yang berkualitas.
Selain itu, kegiatan ini turut mendukung pembangunan Zona Integritas di lingkungan SPs UPI, terutama dalam aspek penataan tata laksana, penguatan akuntabilitas, dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Pemutakhiran arsip digital secara tepat waktu dan sesuai dokumen pendukung mencerminkan penerapan nilai kedisiplinan, kejujuran, tanggung jawab, serta kepatuhan terhadap ketentuan administrasi. Melalui pengelolaan data kepegawaian yang tertib dan akurat, SPs UPI terus berupaya membangun budaya kerja yang profesional, transparan, dan berintegritas guna mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang baik.
Melalui pendampingan pemutakhiran data DMS MyASN ini, SPs UPI berharap seluruh pegawai dapat meningkatkan pemahaman dan kepatuhan terhadap pengelolaan arsip digital kepegawaian serta menyelesaikan pemutakhiran dokumen sesuai batas waktu yang telah ditentukan. Langkah ini diharapkan dapat memperkuat kualitas administrasi kepegawaian sekaligus mendukung terwujudnya SPs UPI yang unggul, adaptif terhadap perkembangan teknologi, dan berorientasi pada pelayanan yang profesional serta akuntabel.